Електронний лист

Електронний лист — замінив звичайне листування, але, як і будь-яке бізнес-листування він має свої правила. Сьогодні електронний лист отримує кожен, хто має електронну скриньку. Чи то набридливий лист, як...
pismo-zayavlenie-komputer-rabota-referat-internet-set
Фото: danarnoor.blogspot.com

Електронний лист — замінив звичайне листування, але, як і будь-яке бізнес-листування він має свої правила.
Сьогодні електронний лист отримує кожен, хто має електронну скриньку. Чи то набридливий лист, як його ще називають “Спам”, чи то від колег. Часто нам доводиться писати електронний лист різним компаніям, з різних причин: про щось просити, вимагати, нагадати…

Але попри те, що ми вже мінімум 20 років надсилаємо електронні листи більшість людей, що займаються електронною кореспонденцію не до кінця розуміють, як це робити. В тому числі і в сфері бізнесу — де електронний лист може приносити гроші, і, чомусь такому листуванню на відводять перше місце, що повинен вміти співробітник. Ми говоримо не тільки про культуру ведення перемовин, а й про безпеку і надійсність.


Між тим, електронний лист сьогодні є ключовим засобом формалізованих комунікацій між замовником і виконавцем, і це особливо характерно для сфери послуг. Важко уявити, що деякі документи або поради будуть роповсюджуватися не за допомогою електронного листа, а, наприклад, мобільного телефону. Тим паче, є великий плюс електронного листування — це можливість знову продивитися те, що Ви написали, наприклад, щоб вирішити виниклу суперечку. Тому важливо коли з клієнтом досягнуті якісь домовленості при особистій зустрічі або телефоном, краще дублювати і по електронній пошті, а після прикріпити до клієнтського діла.

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: “Робота на дому: як з Вас витягують останні гроші?

 Небезпека електронних листів

Щоб чітку уявити, що інколи електронна скринька знає забагато — звернемося до діяльності юридичної фірма. Кожного дня на її поштову скриньку надходить безліч конфіденційної інформації. І якщо ця інформація, яку довірили клієнти юридичної фірми потрапить до третіх осіб, компанія зазнає великих фінансових збитків, а може і більші — втратить репутацію.

Але не зважаючи на це більшість юридичних компаній використовують в своїй роботі безкоштовні поштові скриньки і сервіси. А вони, можна сказати, піддаються легкому взламу. До цього ж додаємо низький контроль за електронними комунікаціями співробітників з боку компанії і низьку культуру листування. А тепер уявімо, що клієнт приходить до юр. Компанії — якби він знав, що так ставляться до його персональних даних — навряд чи він їх довірив.

 ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: “Продукти-хулігани: як створюють товар провокацію?

Отже, кілька порад по електронних листах/скриньках:

1) Пам’ятайте, що навіть на безкоштовних сервісах можна створити корпоративну пошту. І погодьтеся, що потенційному клієнту набагато краще бачити на візитівці де зазначений контакт IvanKO@.ru ніж IvanKO.bezkostovno@.ru Про них мало хто знає, але вони існують майже в кожному сервісі почтових систем.

2) Багато провайдерів надають можливість придбати платні почтові сервіси в аренду. Так звана бізнес-пошта має більші можливості в порівняні з безкоштовними сервісами.

ПРО КУЛЬТУРУ ЕЛЕКТРОННОГО ЛИСТУВАННЯ

Як і в будь-якому іншому виді комунікацій, тут повинні бути дотримані правила ділової етики. Як би не звучало банально, стилістика, тональність, оформалення листів мають важливий вплив на успіх ваших ділових комунікацій. Не варто забувати о простих правилах електронного листування:

Потрібно користуватися механізмом копій, в тому числі і прихованих, але включати в них розумну кількість респондентів.

Якщо Вам потрібно отримати своєчасну відповідь на електронний лист використовуйте встановлення приорітетів повідомлень або встановлюйте на них прапорці.

При необхідності варто вибірково встановлювати оповіщення про доставку або про те, що електронний лист прочитано.

При можливості назначати зустрічі в електронному вигляді.

Якщо окрім Вас електронний лист має і інший адресатів, вказаних в копії, варто відповідати їм всім, за винятком, коли Ви свідомо не хочете видалити або додати когось із списку респондентів.

Якщо електронний лист, який надісланий користувачу має велику важливість — то отримувач даного електронного листа(але не його копії) повинен, якщо є можливість, дати відповідь на нього протягом однієї години.

Деякі електронні листи, які надіслані користувачу, мають встановлений прапор “До виконання”. Це означає, що отримувач цього листа має відповісти на нього в встановлений в листі термі. Це не стосується копій електронних листів.

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: “Дорогу маркетингу. Новітні світові хитрощі в магазинах одягу

Щодо вигляду електронного листа

Обов’язково оформляйте лист — текст повинен мати абзаци, робіть інтервали між ними: тим самим інформація, яку Ви хочете донести до читача буде легше сприйматися.

Коли Ви починаєте листування не забувайте, що респондент, з яким Ви спілкуєтеся може вперше бачити тему про яку Ви говорите. Тому є певна схема, за якою краще розподілити інформацію: спочатку введення, потім — тема листа, а вже під кінець прохання чи питання, відповідь на яке Ви хочете дізнатися. Стиль листа, електронний підпис має відповідати корпоративним стандартам, тому що тільки таким чином можна сформувати у клієнта правильне уявлення про Ваш колектив, команду…

Якщо співробітника немає в офісі — в його пошті потрібно налаштувати автовідповідь. І це не тільки стосується тих випадків коли людина відсутня на робочому місці протягом декількох днів, а завжди, коли немає змоги відповісти. Клієнт повинен знати, що його листи отримані тими, кому він надсилав. Якщо співробітник звільнився, так само, потрібно потурбуватися про переадресацію.

Електронний ідеал

Усе листування повинно копіюватися і складатися в систему документообігу. Це дозволить Вас зберігати історію відношень з клієнтами і це допоможе уникнути конфліктів і непорозумінь — Ви завжди зможете пояснити клієнту, що саме він просив Вас внести змінив документ, і Ви не порушили домовленостей. Звичайно електронний лист — не може замінити справжнього спілкування.

Тому починаючи листування пам’ятайте, що воно може стати візитною карткою для Вас. І те, яким Вас будуть уявляти – діловий, комічний — буде залежати, в тому числі, і від того, яким Ви виглядатимете в листуванні. Яким Ви хочете бути в очах клієнтів — вирішувати Вам!

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: “5 світових рекламних скандалів

Електронний лист-приклад-зразок

Окрім вище перелічених порад,  важливо пам’ятати, що іноді у людей немає часу, щоб прочитати Ваш електронний лист, а надто, якщо його навіть не чекали.

e-list-zrazok

Опубліковано: "ЕКСУ"

"Електронна книга скарг України" - сайт кожного українця. Це віртуальний місток між людьми, у яких є проблеми, і журналістами, які шукають таких людей!

Читайте також

У нас дуже гарна розсилка. ПОДИВИТИСЯ ПРИКЛАД
Ми з Вами вже 50 секунд.
Давайте продовжимо?
Підпишіться, щоб отримувати якісну аналітику та цікаві статті 
Підписатися!
Ні. дякую!
"Електронна книга скарг в Білій Церкві"Електронна книга скарг Закарпаття" (готується до запуску)
Ми в інших містах